疫情之下，企业IT外包策略及避坑指南
今年由于疫情的影响，市场竞争日趋激烈，国际经济形势不明朗，致使很多企业资金紧张。然而面对消费市场变化、企业互联网化以及企业精细化管理的不可逆浪潮，企业还需投入资金来继续数字化、信息化的建设。后疫情时代，企业为了“活得更久一点”，开始采取各种开源节流的方法，于是，IT外包策略又成为业内备受关注的话题。
越来越多的企业倾向于将某些应用系统、基础设施和部分非核心系统运维事务外包给IT运维服务商。对企业的IT信息部门来说，选择IT外包服务，经济成本更低，产出更高，比自建IT团队好处更多。但是，技术外包行业由于其专业性，易于鱼目混杂，稍有不慎，就会落入陷阱。
在此之前，CIO发展中心也发表过《数字化转型中，如何在自建队伍和外包之间选择》，详细分享了业内大咖在外包策略方面的真知灼见。因此，面对经济发展和IT建设的双方面挑战，企业不仅要选择更具有经济效益的方法，更要严格考察合作对象，确保对方水平，并且在企业不同的发展阶段，借鉴不同的外包模式，以提高企业运转效率，促进企业发展。
企业不同发展阶段，外包模式也不同
企业成立初期：这些事可以外包
工商注册：行政手续可能是公司成立前比较头疼的问题，现在有很多第三方服务公司可以帮助创业者完成工商注册、商标注册等工作。前提是要记得先核准好公司资质！
部分人事外包：在公司创业初期没有专职的HR，但公司内的初期团队已经形成，相应人事工作还是比较繁杂，这时可以找一些人力资源机构帮忙。他们为企业代办员工入职、离职、缴纳社保/公积金等服务。
财务管理：企业在初创时期，现金流比较简单，在税收上也没有很大的支出的话，公司的财务管理可以外包，由财务外包公司帮助初创企业处理账目核算、工资管理、纳税申报等工作；同理，在选择财务外包公司时，最好要记得审查其资质。
IT建设外包：初创公司唯一的目的是活下去，尤其是在前期开拓市场的情况下。所以企业在创立初期，创业者要把每一分钱都花在刀刃上。而网络作为当今办公不可或缺最为重要的组成部分，企业可借助IT服务商的专业经验，帮助企业进行初期的IT基础规划、设备选型与具体实施服务。部分企业将前期的网络建设交给装修方一并处理，这是不可取的，装修关注的用户需求，但无法考虑用户需求对设备性能的要求，往往导致网络慢、无线不稳定、信息点不到位、办公协同差等，严重影响今后的办公效率与用户体验。
企业发展期：这些事可以外包
法务外包：发展扩张期的企业面临多种新的需求，劳动政策、股权激励、融资机会等，不断变化的外部环境和法律规定使得企业在未有能力处理这些问题之前，很有必要寻找法务外包服务。
IT咨询与IT外包：这时企业处于扩张阶段，各部门相应成立，人员增多，企业开始注重流程的建设与内部协同，ERP/OA、数据库、数据共享、文档加密、网络安全、云办公等需求应运而生，企业可引入IT服务商成熟的经验与案例，降低项目风险与投资。
企业稳定期：这些事可以外包
猎头服务：我们经常看到很多公司为了寻找行业大咖而花费很多心思，多方打听、重金求聘等；这样比较有难度的招聘工作可以考虑外包给猎头公司，通过有资源的猎头公司接触到更多行业资深人士，它们也能为企业客户挖掘匹配度高的行业人才。
法务外包：对于稳定期的企业来说，它涉及的法律问题相对固定，管理层对其可能遇到的法律问题也较为熟悉，日常的法律事务已逐渐成为一种常规的工作。对这些企业来说，外聘法律顾问主要会用于一些诉讼处理场合。
IT运维外包：企业进入稳定期，如何以更具竞争力的成本应对市场竞争成为企业最为关注的运营目标。这时，IT系统相对成熟，日常的故障、维护需要专人进行管理，企业通过自身聘请专人不仅费时费力，而且牺牲了企业灵活用工，增加了企业的运营成本。企业通过IT运维外包的方式，不仅降低运营成本，还有望得到更专业的服务，让企业集中精力发展自身核心业务。
常见的九种IT外包陷阱
1、换提供商而不是解决根本原因
IT领导者认识到数字时代敏捷性的重要性，他们已经制定了更短的外包合同——通常与多个提供商——保持灵活性和杠杆作用。但是，有些外包客户过于关注更换供应商，忽视了组织在互动中所扮演的角色。IT服务买家应该花时间充分理解他们在成功的采购关系中所起的作用，而不是不假思索地指责服务提供商。
2、专注于解决方案，而不是问题
IT领导者在签署任何IT服务交易之前，需要投入时间来确定他们试图解决的业务问题或他们想要达到的结果。这意味着让商业伙伴和用户参与对话。这种做法可能表现在频繁的变更请求，并且需要专门的专家资源来支付额外的费用，这两方面都会淡化商业案例并影响外包的信心。
3、签约创新
公司正努力在动态数字时代展开竞争，它们指望IT服务提供商提供帮助是很自然的。唯一的问题是，写一个颠覆的RFP几乎是不可能的。在大多数情况下，真正限制创新的不是服务提供商而是企业。
让供应商团队参与进来并尊重他们的想法。创新来自为创新创造条件的领导层。你可能无法执行所有的想法，但是没有一个想法能够抑制供应商和客户团队的创造力。
4、低估人的作用
很多IT和业务领导者未能规划外包环境所需的重大改变。因此，他们往往在实现预期的结果时会遇到严重的障碍。很多时候，领导者认为当前的组织可以处理新的服务交付模式，直到他们突然明白他们不能。
确保关键员工有一个安全的过渡过程，制定再培训计划，并根据需要引进新人才是至关重要的。
5、对转型不够重视
从保留的IT组织转移到服务提供商是外包业务中的一个关键点，需要大量的规划和监督。忽视转型战略的公司可能会迟迟得不到利益或遭到利益损失，利益相关者失去信心和支持导致业务中断。
外包客户和提供商应该在这样的情况下开始接触--对基准环境(包括流程、系统、服务水平、数量、合同和例外情况)有明确和一致的理解，并明确计划知识转移过程。
IT领导者还应该提前计划交付周期较长的项目，比如必须建立的技术、必须获得的技术或需要招募的团队成员。最重要的是，他们应该建立一个强大的过渡团队或能大事化小的计划管理办公室。
6、通过服务级别协议(SLA)进行管理
服务水平协议详细说明了供应商对服务类型和质量的期望，并在未满足要求时提供补救措施仍然是任何IT服务合同的关键组成部分。尽管经过深思熟虑的服务水平协议是必要的，但它们不足以确保提供商在外包业务中的表现。
“选择和管理正确的服务水平是一个关键的过程，一个活跃的过程。这不是一撮而就的”。IT服务买家必须在合同的整个生命周期中评估并寻找改进方法。
7、治理方面投入不足
必须拥有一个强大的治理模型和框架，包括服务交付管理团队、业务涉众、管理人员和供应商管理团队。否则将会导致内斗，服务退化，需求得不到满足以及成本超支。
此外，IT领导者还应该注意到，外包关系早期阶段的治理模式和框架需要发展，以实现稳态管理。
8、依靠外包模板
“IT领导者永远不应该服从另一个组织的方法。相反，他要确保有深思熟虑的组织需求，并认真思考如何规划和指定外包交易，以为其独特情况增值。外包最佳实践需要确定企业的正确范围，财务框架和风险状况，及确定其目标、目的和文化。”
9、对条款和条件采取强硬手段
在外包谈判期间坚持过分严格的条款可能会影响供应商的商业模式，并拖累客户。例如，某些合同原则对价格有直接影响。所以在签约时，谈判的目标应该是确保与组织的要求保持一致，而不是让供应商处于最紧张的状态。
企业选择IT外包的七点战略分析
外包能带来成熟的经验、高效率的方法与成本的降低，但同时，企业也应关注其风险并审查外包公司的专业程度。首先是信息安全的风险，任何企业都有商业秘密，把IT系统尤其核心信息系统的建设、运营和维护外包给IT服务提供商后，如何保证企业的商业秘密文件不被泄露出去是一个关键考虑的因素。因此，在外包时CIO既要谨慎又要积极防范风险。
减少核心业务外包。根据调查，企业信息泄露的80%来自企业内部，例如来自对公司或领导不满的员工等。公司在决定IT外包之前，必须确定外包的部分包含的公司数据量较少。因此，外包是否会泄露公司信息取决于外包的业务内容。
明确合同信息。有些外包商为了促成生意，通常很快就让CIO签合同，而且许诺以后有需求可随时联系、随时改动。这时候合同可以签，但一定要在合同上体现以下几点：1）明确退出机制、限制机制，例如在合同期内，发包方不准另找软件开发商。2）明确验收与支付标准。3）后期维护内容，合同里一定要明确后期可能会产生哪些费用，费用标准是什么等等。4）明确收回的权力，运维要求高或频繁的项目外包时，一定要标明项目“回包”机制，就是收回项目自主运营。签订合同时就需要掌握四大关键词：SOW（工作说明书）、KPI、奖罚以及特别条款。合同越细，日后管理也就越轻松。
制定外包工作进行期间的规范，例如，不得携带存储设备进入工作场地等。
法规制约。检查外包公司是否遵循数据隐私法案和特殊行业法规，例如萨班斯法案、HIPPA、ISO20007等。
技术保证。检查外包供应商是否具备保障信息安全的技术条件。
保密政策。公司在选择外包供应商之初，应该首先查看外包供应商的保密政策，并在外包合同中明确保密协议和信息泄露后的责任归属。
外包商的选择。在确定外包商前要做好调查，包括商家规模、经验、信誉等。在外包商的选定上，最好筛选出两三家，营造一个有竞争性的环境。
